Comme prévu par la fondatrice, l'organisation des séances as¬sociait, pour les points communs de l'ordre du jour, Commission des Hospices et famille. En séance du 24 juin 1812, la première séance commune, six personnes sur seize apparemment ne sont pas collateurs, représentant donc ladite commission : « De gaiffier, De la Roche, Aucheval (10), Darrigade, Fallon, Maus ».

Le plus âgé des parents, Henry-Claude de Namur, préside la séance, mais le maire de la ville, P.-J.-Baudouin de Gaiffier, en réclame la prérogative. Faisant suite à cette discussion, un arrêté ministériel du 20 octobre attribua au maire la présidence de droit. S'il devait ne pas être là, une élection pourvoirait à son remplacement. À dater du 15 novembre 1837, les bourgmestres successifs n'ont plus participé aux séances, laissant la présidence effective à la famille -toujours par élection deux fois l'an (11) !
La localisation des débuts n'avait pas été sans peine. En effet, en sa séance propre du 22 juin 1812, la Commission des Hospices décide que ses réunions avec les parents auront lieu « dans la salle ordinaire de ses séances à l'hospice St Gilles» et réceptionne une lettre du même 22 juin par laquelle lesdits parents proposent de tenir leur réunion commune le lendemain à neuf heures du matin, débordés qu'ils étaient ce jour là par l'énorme travail de recherche des apparentés. Le même jour, les membres de la Commission « infi¬niment sensibles aux motifs qui vous dirigent dans cet ajournement », acceptent le nouveau rendez-vous, qu'ils veulent toujours à Saint-Gilles. Le courrier parvient aux parents à huit heures du soir. Le lendemain 23, en ouverture de séance, le maire-président de Gaiffier est demandé chez le préfet du département. Celui-ci lui signifie son désir -bien proche de celui des parents- de voir les réunions se faire «dans le lieu même de la fondation ». La Commission écrit donc aux parents pour les informer qu'elle se rendra le lendemain (24) à l'hos¬pice d'Harscamp. Et les parents répondent le même 23, acceptant la proposition. Pas d'E-mail alors, mais des porteurs... La réunion commune se tint donc le 24. Réunis seuls le 25, les parents fixent les assemblées semestrielles «le 15 de may et le 15 de novembre à dix heures du matin», envoient la liste des parents à la Commission (Fig.9) et invitent ces parents aux assemblées « semestrales ».
Les procès-verbaux de séance des premiers temps -qu'il s'agisse de ceux de la Commission ou de ceux de l'Assemblée des parents-fourmillent de détails intéressants et de prises de décision par les parties quant à 1' « usage des habillemens » , aux réquisitions (1814), à «une taque de cheminée fendue, à réparer pour éviter un incendie», aux heures de repas (heures communes hommes et femmes, mais à des tables différentes), à la séance d'ouverture officielle de l'hospice le 1 octobre 1812,...
Les parents s'investissent dans ces séances et dans la bonne gestion de la maison où les admissions se comptent par dizaines : le 15 novembre 1836, on fait venir l'infirmière pour la réprimander, le 15 novembre 1853, le président réprimande à son tour le nommé Darville, pensionnaire, pour sa conduite. Une distinction est faite dès les débuts entre « hospitaliers/hospitalières » et « pensionnaires », ces derniers, un peu plus aisés sans doute et payant une pension, apportant avec eux -et l'abandonnant au décès- leur lit et tout ce qui l'équipe.
Les réunions avaient été voulues par Isabelle Brunelle aux 1er germinal et 1er vendémiaire, soit le jour du printemps et le jour de l'automne. C'est en fait le 15 mai et le 15 novembre -décision prise les 24/25 juin 1812-qu'eurent lieu les séances jusqu'au 15 mai 1903. Après cette date, et donc depuis un siècle, les réunions ont été por¬tées aux 16 mai et 16 novembre, pour «permettre aux membres de l'Assemblée d'assister au Te Deum à l'occasion de la fête patronale du Ro»i. Pérennité et tradition, ici comme là, figurent, on le voit encore, parmi les traits remarquables de l'institution.
Les assemblées sont générales, deux fois l'an, ou extraordinaires selon les nécessités. Ainsi, le 11 janvier 1909, une assemblée extra¬ordinaire voit six collateurs remettre un rapport concernant l'avenir de l'hôtel d'Harscamp. Les assemblées générales se sont tenues sans défaut pendant la première guerre, celle du 16 novembre 1918 pour¬tant n'accueillant... qu'un membre de la famille, le baron Ferdinand de Thysebaert. En 1940, l'assemblée générale du 16 mai «ne s'est pas réunie par suite des événements de guerre (12)». Les suivantes se tiendront régulièrement.

10. Aucheval ou Ancheval ?
11. Par bulletin secret et «par acclamations» (16 mai 1905).

12. La Commission, quant à elle, s'était réunie d'urgence le 10 mai, ratifiant des mesures d'occultation, de disposition de liquidités, de distribution de lampes de poche, de masques « anti-gaz », etc, faisant suite à des dispositions envisagées par le gouverneur en 1939 concernant la peinture de croix rouges sur les toitures, l'installation de réserves d'eau pour contrer des incendies, ainsi que la mise à l'abri des objets d'art et de valeur...

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